Kort en bondig schrijven, ook als je veel wilt vertellen

3 minuten lezen


Tekening van iemand die heel kort en bondig schrijft

De baas over al je kennis

Daar zit je dan, met al die informatie die je hebt verzameld. Informatie die je kort en bondig wilt opschrijven, zodat je baas, je klant of je collega zichzelf een mening over dit onderwerp kan vormen.

Diep in je hart weet je al dat je veel te veel informatie hebt verzameld

Het heeft je in ieder geval veel tijd gekost om alles bij elkaar te schrapen. Je wilde nu eenmaal alle voor- en nadelen, pro’s en contra’s op een rijtje krijgen. Want dan kun je een stuk schrijven dat goed is uitgebalanceerd.

Alleen met al die informatie kan je baas, klant of collega zich een goed beeld van het onderwerp vormen. Als niet alles erin staat, neemt die misschien wel de verkeerde beslissing. En dat zou zonde zijn.

En nu weet je het even niet meer. De papieren liggen naast je, je hebt nog meer documenten in je computer. Je hebt de argumenten op een rij. Je weet wat allemaal meespeelt bij het onderwerp waarover je wilt schrijven.

Nu wil je al die informatie op 1 A4-tje zien te krijgen, hooguit 2

Helaas, als je al je informatie overziet zou je zo 10, 20 pagina’s vol kunnen schrijven. Met copy-paste zit je zelfs al aan 30. En dan heb je al het een en ander weggelaten.

Tegelijkertijd weet je dat niemand al die pagina’s zou lezen. Je klant, je baas, je collega: ze zijn allemaal druk. Krijgen mappen vol documenten te lezen, zitten niet te wachten op nog eens een rapport vol. Hoe zinnig die informatie ook is.

Dus, het heeft geen zin om alles op te schrijven wat je weet. Het doet je pijn, maar een deel van de informatie die je hebt verzameld, heb je voor niets verzameld. Het past gewoon niet.

Je zult moeten kiezen

Selecteren. Weglaten. Er zit niets anders op.
Hoe krijg je dat voor elkaar? Het is een vraag die mij vaak gesteld wordt.

Kun je een korte tekst schrijven die alles bevat, maar niet te lang is?

Ja, natuurlijk. Dat is de essentie van een goede tekst schrijven: uit de veelheid van informatie precies het goede kiezen. Precies dat halen wat de lezer verder helpt.

Hoe doe je dat?

Er bestaan allerlei manieren om kort en bondig te schrijven. Hieronder vind je daar wat aanwijzingen voor, maar realiseer je: het kan goed zijn dat niets bij jou past. Mijn ervaring is dat ieder zijn of haar eigen methode heeft.

Verschillende methodes om kort en bondig te schrijven:

1. Schema’s 

Je werkt schema’s uit, maakt mindmaps of je werkt strak volgens een hiërarchisch systeem. Dat werkt fantastisch. Je hebt het gevoel dat je al een heel eind bent zonder dat je een letter van je definitieve tekst hebt geschreven.

Aanvullend daarop of als alternatief kun je ook op je gevoel werken. Maar dan wel systematisch.

2. Tijd nemen

Ga niet gelijk schrijven maar staar even uit het raam of denk op een andere manier diep na. Laat alle informatie die je verzameld hebt tot je door dringen en bedenk dan dat je 1 of 2 zinnen hebt om het allerbelangrijkste te melden. Wat zou je dan zeggen? Schrijf die zinnen op.

Daarna denk je weer heel diep na en bedenk je wat je zou zeggen als je nog wat tijd of ruimte krijgt. Ook die zinnen schrijf je op. Net zolang tot je zoveel hebt staan dat je je A-viertje vol hebt.

Dit fatsoeneer je dan nog wat, een goede inleiding erbij, een conclusie, eventueel. Klaar.

3.  Bullets

Schrijf alle belangrijke onderdelen puntsgewijs op, in rijtjes die niet langer zijn dan vijf bullets. Per bullet kun je eventueel nog een of twee zinnen uitweiden. Overzichtelijker kan niet.

Helpen deze methodes jou niet om kort en bondig te schrijven?

Is helemaal niet gek, hoor. Iedereen heeft namelijk een andere manier of een net iets aangepaste manier en soms lukt het niet om daar zelf achter te komen. Laat mij je helpen uitzoeken wat wel bij je past. Want ik weet zeker dat jij het ook kunt.