Hoe je ervoor zorgt dat je e-mail gelezen wordt

3 minuten lezen


Tekening van email-icoon met Lees mij en 21 ongelezen mails

Geen misverstand mogelijk. Je hebt alles gedetailleerd opgeschreven en de ander moet wel begrijpen wat jij hebt gedaan. Denk je.

Zelfs (:-)) mij overkwam het.

We hadden al het een en ander heen en weer gemaild, mijn zussen en ik. Over allerlei dingen die we moesten regelen voor mijn moeder. Ik zou de thuiszorg bellen over de extra huishoudelijke hulp die mijn moeder zou krijgen: wanneer dat in zou gaan, wie het zou doen. Ik had gedaan wat ik moest doen en de uitkomst mailde ik rond.

De volgende dag. Twee van mijn zussen mailden, over verschillende mogelijkheden voor de thuishulp. Alsof ze mijn mail niet hadden gelezen en niet hadden begrepen dat ik nu de deskundige was over dit onderwerp.

Grrr. Heel eventjes.

Tot ik bedacht: zij hebben het druk, lezen hun mails tussen allerlei andere mails en bezigheden door en dan lees je niet zo nauwkeurig. Dus mailde ik nogmaals alle afspraken….

Hoe voorkom je dat je twee maal dezelfde informatie moet sturen?

Ik weet wel wat ik de volgende keer doe naar mijn zussen. Ik begin een nieuwe e-mail, haak dus niet aan op de oude mailwisseling. In de onderwerpregel zet ik: thuiszorg geregeld. En in de mail zelf schrijf ik: de afspraken zijn… Met daaronder een opsomming van de afspraken.

Nu is dit maar een eenvoudige kwestie.

Op je werk gaat het vast over veel ingewikkelder zaken

  • Je moet ‘even’ in de mail uitleggen wat een nieuwe wet voor consequenties heeft.
  • Je laat zien wat de inhoudelijke voortgang is van het project.
  • Je zet het advies dat je je klant of je collega had gegeven nog eens op de mail.
  • Je klant of je collega vraagt zelf of je ‘de informatie’ even op de mail wilt zetten.

Dus gooi je eruit wat in je hoofd zit. Zonder er lang over na te denken en je drukt op de verzendknop.

Een week later stelt je klant of je collega een vraag waarvan je denkt: maar dat heb ik toch al opgeschreven? Of nog erger: ze vragen niets, maar dénken alleen: nou, daar heb ik ook niets aan. De volgende keer ga ik maar naar iemand anders.

En daar gaat je zorgvuldig opgebouwde reputatie van deskundige.

Hoe zorg je ervoor dat je e-mail gelezen wordt?

Deels is dat specifiek voor e-mailverkeer, zoals:

  1. Schrijf een pakkende onderwerpregel, die uitnodigt tot lezen en die aangeeft waarover deze e-mail gaat.
  2. Behandel niet meer dan één onderwerp per mail. Heb je meer onderwerpen, stuur dan ook meer mails, desnoods met een dag ertussen. Kun je er niet onderuit om twee onderwerpen in de mail te zetten, zet dan in het begin dat de mail over twee onderwerpen gaat, benoem welke dat zijn en nummer in de mail je onderwerpen.
  3. Houd de mail kort: alleen de hoofdpunten.
  4. Geef een opsomming weer als een lijst met punten ervoor.
  5. Houd de alinea’s kort en voeg een witregel toe na elke alinea.
  6. Heb je een PS: zet die dan boven je ondertekening. (hoe vaak ik niet de PS heb gemist, omdat ik stopte met lezen bij de naam…)

Daarnaast, wat voor elke tekst geldt:

  1. Bedenk van te voren wat de belangrijkste boodschap is van je e-mail.
  2. Laat die boodschap terugkomen in het begin van je mail. Wie niet doorleest heeft dan in ieder geval het belangrijkste gezien.
  3. Laat vakjargon achterwege.
  4. Houd de zinnen kort.
  5. Varieer in zinslengte. En als je bovendien wilt dat die ander je tekst echt leest: bel dan maar na. Soms gaat er nu eenmaal niets boven bellen. Zegt de tekstschrijfster.

Merk jij vaak dat je collega’s je e-mails niet goed lezen?

Laten we samen eens kijken naar hoe je schrijft en hoe je zo kunt schrijven dat je boodschap wel in een keer over komt.

Leuk om te zien dat je vanuit jouw discipline (schrijven) precies hetzelfde adviseert als wat ik vanuit mijn discipline (professional organizer) aan mijn klanten adviseer!

Els Miedema, Houdtcontact